数百万円規模のシステムでなければ実現しなかった独自帳票出力機能が
クラウドへの搭載で、ゼロコストで実現

クラウド型システムであるI.B.MUSEUM SaaS では、ユーザ館それぞれの書式でデータを出力することは困難でした。このため、システムに登録されたデータを使用する書類を作成するには、Excelなどでデータを出力し、あらかじめ用意した書式に貼り付けるという作業が必要となっていました。その手間を省き、収蔵品管理システムで業務の帳票を作成するには、自館オリジナルの書式での出力を開発したオリジナルのシステムをオーダーメイドで開発しなければならず、数百万円以上の費用を要することも少なくありませんでした。

今回、そのネックを解消する帳票作成機能が I.B.MUSEUM SaaS に搭載され、システムからワンクリックで自館制定の書類を出力できるようになりました。起案文書、対外文書、ラベルなど、様々な書類を自由自在に作ることができますので、業務の効率化に役立てていただけます。同等の機能を開発したら数百万円の費用になるこの新機能。使わないと損！ですよ。

帳票活用までは2ステップ。テンプレートを作って登録するイメージで。

作成の流れはとてもシンプル。まずは作りたい帳票をシステムのレイアウト機能を使ってデザイン。出来上がったら保存しておきます。

出力はとても簡単。通常の検索結果画面などから印刷ボタンをクリックすると、保存しておいた帳票名が表示されるので、今回出力したい帳票を選ぶだけです。

作成できる帳票は3タイプ。業務文書はほぼカバーできます。

I.B.MUSEUM SaaS から出力できる帳票は大きく分けて3つのタイプがあります。

１．一般帳票
カード形式の書類や一般的な文書に適しています。

２．ラベル
宛名ラベルのような、小さい表の形式を繰り返して表示する書式に向いています。

 

 

 

 

 

 

 

３．リスト
１データを1行にレイアウトした表形式の帳票です。

 

 

 

 

 

業務フローで発生する文書作成シーンに、システムをあてはめましょう。

例えば、新しく資料を受け入れる業務フローの中で、次のようにいくつかの文書作成のプロセスがあるとします。

最初に、受入の可否を協議する決裁文書が必要になりました。この決裁文書の書式を、あらかじめシステム上で作成して登録しておきます。実際に受入業務が発生したら、「日常業務＞受入」の画面で、受入に関する情報と対象資料に関する情報を登録し、登録しておいた決裁文書を出力します。決裁が下りたら「日常業務＞受入」の画面で「採択」にステイタスを変更します。受入検討時点で登録していた対象資料の情報が収蔵品情報に自動的に変わりますので、画像やその他情報を「基本情報」で追加登録していきます。紙の資料カードを使用している場合にはそれを、その他収蔵品として必要な文書があれば、システムから出力します。

帳票出力機能がなく、システムから文書を作成できなかったとしたら、受入の起案時に対象資料の情報が、決裁後のカードや台帳作成の時点でも対象資料の情報が入った文書を都度作成しなければなりません。しかし、帳票作成機能があれば、ひとつの情報をいくつもの帳票で出すことができますから、対象資料の情報を何度も作成することがなくなります。
このように、帳票作成機能をうまく使えば、様々な業務負担を軽減していくことができるわけです。